Електронна заява — запис, що вноситься вступником в особистому електронному кабінеті до Єдиної державної електронної бази з питань освіти шляхом заповнення ним у режимі он-лайн електронної форми.

Для подання електронної заяви вступник має зареєструватись на сайті та вказати деякі дані: прізвище, ім’я та по батькові, а також адресу електронної пошти; серію та номер документа про освіту, на основі якого здійснюється вступ; номер, пін-код та рік отримання сертифіката ЗНО (для вступників на основі повної загальної середньої освіти); серію та номер документа, що посвідчує особу, коли і ким він виданий.

Заявлені дані перевіряються в Єдиній базі. У разі збігу прізвища, ім’я та по батькові абітурієнта у документі, що посвідчує особу, а для вступників на основі загальної середньої освіти — також у сертифікатах ЗНО, заява отримує статус «Зареєстровано у Єдиній базі», а вступник — логін та пароль для доступу до особистого електронного кабінету. У цьому кабінеті необхідно внести такі дані про себе: стать, місце проживання, номери телефонів (домашній та/або мобільний) і середній бал додатка до атестата та обрати вищий навчальний заклад. Подана вступником електронна заява відразу відображається у розділі Єдиної бази, до якого має доступ вищий навчальний заклад, обраний абітурієнтом.

За допомогою особистого електронного кабінету вступник контролює статус заяви, що встановлюється університетом. Це може бути:

• після розгляду приймальною комісією — «Зареєстровано у вищому навчальному закладі» або «Потребує уточнення вступником»;
• на підставі рішення приймальної комісії щодо участі у відборі — «Допущено до конкурсу» або «Відмовлено вищим навчальним закладом» (із зазначенням причини);
• далі можливі варіанти: «Рекомендовано до зарахування», а після виконання вимог для зарахування — «Включено до наказу», у разі їх невиконання — «Виключено зі списку рекомендованих» або «Допущено до конкурсу (навчання за кошти фізичних та юридичних осіб)».

Під виконанням вимог для зарахування мається на увазі подання особисто вступником оригіналів документів, до приймальної комісії університету, а також підписання власної електронної заяви, роздрукованої у приймальній комісії.